Tere kõik see pere!

7. veebruar on see õnnelik päev kui kohtume kõik Tartus (kes isiklikult, kes skype vahendusel).

Selleks, et päev oleks produktiivne ja sisukas palun lugeda allpool olev ajakava läbi:

9:00 Oliver, Kreete, Malle, Olari stardivad Tallinna kontorist

12:00 Kohtumise algus!

Kohapeal Alice, Aile, Malle, Diina, Oliver, Kreete, Olari. Skype vahendusel Terje, Heili, Eva-Helen. Monika, Reeli, kas teil õnnestub skype vahendusel ka liituda?

Grupijuhtidel palun võtta igaüks üks vabatahtlik oma grupist veel kaasa kohtumisele.

Teemad:

1. Intraneti / vabatahtlike siseveebi arutelu. Mida vabatahtlikud vajavad? Mis pakkumisel on? – Oliver 60min

2. Vabatahtlike päeviku pidamine YFUs – Olari, 15min

3. Grupijuhtide informeeritus – palun grupijuhtidel mõelda selle peale, kuidas infovahetus kontoriga sujub ja millised on võimalused selle parandamiseks – ühiselt, 15min

4. Eduka ürituse eeldused (märksõnad) – eelarve teadmine ja järgminine, rahastatus projektidest, majanduskulude aruanded ja ettemaksud, ruumide valik, tehingud partneritega, bro bono tooted ja teenused, tagasisidestamine, käsiraamatud, jne. – Heili ja Oliver, 15min

5. Töögrupi koosolekute efektiivsuse tagajad (kokku kutsumine, protokollimine, jagamine, ajaloo kättesaadavus) – Heili ja Olari, 10min

6. Koolitused – palun grupijuhtidel mõelda igaüks 1-2 kindlat koolitust, mis lähiajal peaks YFU-s aset leidma (mõtleme siin ka juba Kevadise WS tarvis) – ühiselt, 10min.

7. YFU meenete jagamise plaani tutvustus – Olari, 5min

8. Grupijuhtide abivahendid YFU-s, küsitluse tulemused ja edasiminek – Olari 10 min

9. Vabad teemad.

– mida uut on tulemas? ….. turundus, global branding, aprilli WS ehk selle koosoleku jätk juba kaks kuud hiljem ja metsas, et saaksime võtta aja mõnele nimetatud prioriteedile keskenduda.

Orienteeruv lõpetamine hiljemalt 14:30.

15:00 Sööme üheskoos hilist lõunat.

17:00 Ametlik lõpp.

07.02.2014 HARMONISEERIMINE – energia, tasakaal, informatsioon
Osalejad: Aile Arro, Malle Kolk, Alice Kääramees, Hanna-Liis Remmelg, Anet Müürsoo, Diina Tuulik, Olari Oja, Oliver Kontram, Kreete Tammaru, Terje Kruup, Heili Johanson, Reeli Lonks, Monika Sutrop
Protokollis: Diina Tuulik
Sissejuhatus: Millist aastat ootame? 2014!!!
2013 FLG edukas pealelend
2014 avatud koostöö aasta, lahedad projektid vabatahtlikele
Täna – IT alane hüpe vabatahtlike veeb/intranet + kodulehe remont – tabletid korda
Lisaks: Ajajuhtimine, sisekommunikatsioon, kaasamine, planeerimine, koolitus, tegevuste mõtestamine
1. Intraneti / vabatahtlike siseveebi arutelu. Mida vabatahtlikud vajavad? Mis pakkumisel on? – Oliver 60min

* Kontorivõimsus ehk töövahendid vabatahtlikele kohandada.
* Kuidas? Projektijuht. Projekti osapooled: firma, vajaduste kaardistamine vabatahtlikele.
* Millal? Aprill 2014-2015 (max)
* Kui rahastust ei saa, siis maht üle vaadata.
* Kellele? Mida?
* Terje lause projektist: ” Eesmärgiks on YFU Eesti MTÜ siseveebi loomine, mis võimaldab vabatahtlikele ja kontoritöötajatele ligipääsu tööks vajalikule infole, parandades töö efektiivsust, infoliikumist, ja gruppidevahelist koostööd ning tekitades uusi koostöövorme. Intraneti loomisel tekib ühtne infoväli veebis, mis aitab lisaks paremale infoliikumisele luua ühtset organisatsioonikultuuri. Eesmärgiks on panustada lihtsatele lahendustele ja väga heale kujundusele. Vähemoluline ei ole ka juurdepääsu võimaluste loomine intranetile läbi erinevate kanalite, sh mobiiltelefonist.”
* Aile: kui ainult aktiivsed, siis kaotame paljud ära. Kaasata võimalikult paljud, aga paroolid võiks olla siis erineva kasutusõigusega.
* Kellele: YFU töögrupid, õpetajad?, kes iganes on huvitatud?, (VÕP – pigem ja, ka need kes hetkel vahetusaastal), (VAP, SÕP – pigem ei, tekitab ehk liigseid küsimusi?)
* Kindlasti üks andmebaas

* Praegune koduleht (ideede loopimine)
– tahan näha, mida keegi YFUs teinud juba on/enne üritust hea teada, milline kompetents vabatahtlikul on (Aile)
– ei näe elav välja (Terje), jooksvad ülevaated puudu
– mis koolitustel käinud on (Monika)
– blogi (Heili): uudised blogi vormis (kes täitma hakkaks? – YFU enda blogi, kus uudised ilmuvad, suunatud väljapoole
– FB ja blogi kaks eraldi asja
– kliendid lähevad ikka kodulehele (Reeli)
– FB feed kodukal mõtetu, asendada blogiga (Heili)
– vabathatlikele kommenteerimisvariant
– Monika: keegi peab tegema siis topelt?
– Reeli: uuringust tuli välja, et blogid populaarsed

”kuidas ühilduks uudiskiri, blogi jne” – sealt feeded Fbsse (OLIVERI ääremärkus, mida siin ei lahenda)
– Alice: intranet võiks olla nii mugav, et valin vabatahtliku, leian kompetentsi järgi üles ja saan sealt samast süsteemist automaatselt teate saata (ei pea eraldi maili saatma)
* kriteeriumid ja kommunikatsiooni alguspunkt
– DBs ei saa teha piiratud ligipääsu ehk siis ligipääs DBs grupijuhtidele? Andmekaitsega vastuolu.
– Monika: miks ei saa anda grupijuhtidele paroole? Saaks teha nii, et vabatahtlikel pole edit võimalust, saavad ainult infot näha
– eeldus, et DB ja intranet suhtlevad omavahel
– foorumit me ei vaja? Võiks olla ikkagi suhtlusvõimalus, nagu FB grupp? FB grupp ei ole jätkusuutlik, kui event on läbi, siis ei ole infole ligipääs enam lihtne
* intranetis saaks SÕPe tutvustada ehk paremat VAP kampaaniat vabatahtlike läbi
KALENDER
– Saan trackida kõiki üritusi, et oma üritusi mitte samale ajale planeerida
– Praegu ei ole infot VÕP ei tea SÕPist midagi ja vastupidi (Anett teab ainult seda, mida Aile kodus räägib)
– Kodulehe kalender on juba tellitud
– VAJAME vabatahtlike kalendrit ÜRITUSED (ka selleks, et kui tahan kusagil osaleda) – ja kui leian ürituse, kus tahan osaleda, saan ka seal end kohe kirja panna
– Võiks olla ka FUN NURK, päeva chill (INTRANET) – Et oleks tore külastada
Nõustuti, et intranet on vajalik! Kalender avalik, mitte parooliga, et kõik saaks leida üritusi, kus ka ise osaleda sooviks.

2. Grupijuhtide informeeritus – palun grupijuhtidel mõelda selle peale, kuidas infovahetus kontoriga sujub ja millised on võimalused selle parandamiseks – ühiselt, 15min

Mida tahan kontorilt teada:
– Rahad
– Kohad, (kontori)ruumid (INTRANET)
– Kuupäevad (INTRANET)
– Inimesed/kontaktid/koolitajad (INTRANET)
Kelle poole pöördun? Kontori esindaja.
Plussid/miinused
Kiire vastus/ koostööd võiks olla rohkem, kontoritöötaja ajapuudus, suunatakse edasi
Informeeritus/ ebaselgus (ajapuudusest kiired ebatäpsed vastused)

Katastroof ei ole/ kõik rollid ei ole selged – st kellega siis ühendust võtan
Heili/ hall ala

Terje: kes katab halli ala? Kõikidele ei ole kontorist vastutajat.
Rahad/eelarved: kas jõuab võtmevabatahtlikuni?

3. Töögrupi koosolekute efektiivsuse tagajad (kokku kutsumine, protokollimine, jagamine, ajaloo kättesaadavus) – Heili ja Olari, 10min

Koosolekute ettevalmistus? Protsess?
* ikka helistan kontorisse
ABITÖÖVAHENDID kontori poolt
Miinused: hilinejad, varem lahkujad, althüppajad, vale koht,
AJAL: ebakonkreetsus, nö liiga pikalt rääkijad – mida võtan ette? ”Hea tava dokument”
PÄRAST: protokoll (5 päeva tava), tagasiside, ülesannete jagamine
5 päeva päris pikk? Võiks minna 2-3 päeva pärast. 3 päeva max, kui tõesti ei jõua varem on uus hea tava!
Kutse välja saatmise hea tava. HEA TAVA NÄIDE: FLG saadab uue kutse välja eelmise protokolliga. Koosolek 14 päeva, üritus 1 kuu.
Skype koosolekute kvaliteet probleemiks. Kontor võiks aidata tehniliste lahendustega.

4. YFU meenete jagamise plaani tutvustus – Olari, 5min

Nänn-kontor-grupijuht
* dokument, kus nänn ja nänni saaja kirjas
* grupijuht pöördugu OLARI poole, kui kapist nänni võtan, panen kirja.
* OLARI käest, milline nänn kellele sobiks – SUHELGE OLARIGA!!!
5. Grupijuhtide abivahendid YFU-s, küsitluse tulemused ja edasiminek – Olari 10 min
Mida välja toodi?
• Rohkem chillüritusi KONTORIGA
• Tehnika (koosolekuid silmas pidades) – vajadus suur, et saaks teha kvaliteetseid videokõnesid
• Tartu vajab projektorit (nt toetajate otsimise koolitus, vabatahtlikega filmiõhtud)
• Lahendus kuuaja jooksul (OLARI ja OLIVER)
• Mobiil Tartu kontorisse (Alice tõi välja, et kui helistab kontorist klientidele ja ei saa kätte, siis tagasi helistades nad ei saa Alice´ i kätte) – arutame teemat kuu aja jooksul

6. Eduka ürituse eeldused (märksõnad) – eelarve teadmine ja järgminine, rahastatus projektidest, majanduskulude aruanded ja ettemaksud, ruumide valik, tehingud partneritega, bro bono tooted ja teenused, tagasisidestamine, käsiraamatud, jne. – Heili ja Oliver, 15min

Eelarve – Heili kommunikeerib grupijuhtidele, VLP juhtidele/selge, et ülevaated erinevad vastavalt vajadusele.
YFU kasutab ca 25 000 EURi kuus, ca 1/3 mujalt rahastused
Mujalt rahastused paremini ära planeerida
Heili istub maha võtmeisikutega ja annab ülevaate, edasise suhltuse lepivad eraldi kokku.
Eelarve lahti kirjutamine jääb grupijuhtide hooleks.
Esitage kulusid julgelt!
Maksustatavad ja mitte asjad: MTÜde osas ehk seadus muutub (Reeli), et vabatahtlik ei ole töötaja.
Kuna rmp peab deklareerima, siis olge tähelepanelikud kulude esitamisega ning ka AVANSI küsimisega! Üritame kassat mitte kurnata – las see olla hädavajalikeks juhtudeks.

Vastutuse piir vabatahtlikel – ära hoida ”tühjad” ostud. Kontori kontroll suurem, kui vabatahtlik ”tellib” midagi.

Koostööpartnerite paljusus – YFU eripära, et me ei saa eeldada ainult ühelt suurelt partnerilt osta ( a la söök ainult Prismast). Samas seminarikohtadega võiks paremat koostööd leida ja sõbralikumat hinda seeläbi saama, kui paljud YFU erinevate gruppide üritused seal toimuvad.
Halbadest näidetest/kohtadest võiks olla black list!

Kvaliteet – käsiraamatud, tagasisidetsatmine. Oluline üle vaadata, et ürituste kvaliteeti tõsta.

TASUTA tooted: ehk toetustooted. Mida juurde küsida? Võiks YFUkatelt küsida, kes/kus töötab – Aile õde nt töötab Kalevis. Kaardistada YFUkate ”kontaktid” – võimalik pigem ürituste/koolituste/koosolekute raames (uudiskirja üleskutse ei ole tulemusi andnud).

Andke Terjele julgelt tellimusi/ideid/soove, mida oma üritustel sooviksite!

7. Koolitused – palun grupijuhtidel mõelda igaüks 1-2 kindlat koolitust, mis lähiajal peaks YFU-s aset leidma (mõtleme siin ka juba Kevadise WS tarvis) – ühiselt, 10min.
On koolitused, mis kontor peab ellukutsuma (nö klassika ehk programmilised). Aga kontor soovib, et vabatahtlik areneks ka mitte YFUkasu raames.
Ei käi koolitusel, sest pärast helistab kontor ja kutsub midagi tegema. Ei julge YFU koolitustel osaleda. YFU on sulle andnud ja on tunne, et PEAN vastu andma. YFU on teel keskkonna muutustele loodetavasti.
Alice: enesekindluse kasvatamise koolitus.
TARTUS rohkem asju!!! Me tahame ka shushikoolitust!
Võiks vältida väiksemate ürituste puhul reedeid/pühapäeva hommikuid.
Vabatahtlik: palun too ise koolitusi sisse!
Rohkem funi! Et tõuseks mott. Teha täiesti YFU väliseid asju. Aile lubab nimekirja OLARILE teele. Malle uurib KASil.

8. Vabatahtlike päeviku pidamine YFUs – Olari, 15min
Mis motiveerib täitma? Võiks olla nagu Lennuka MM, et kes rohkem kogub, saab aasta auhinna jne.
Vanemat YFUkat nänn ei huvita ehk nii palju, aga oma kogemuse talletamine ja nägemine ning edaspidi võimalik oma töökogemusega/Cvga siduda.
Süsteem võiks näidata, mida olen teinud ja mida saan veel teha. Võiks näha ka teiste leveleid.
On soov ka tagantjärgi täita. YFU näeb vabatahtlike töötunde.
Sügiseks valmis!

9. Vabad teemad.

Monika tahab ka midagi öelda: kaasamise küsimus tuli erinevate teemadega välja. Antud päev on kogu selle kaasamise alateema.
DB ligipääs vabatahtlikele – kas oleks võimalik DB ligipääs? Monika tahab vastust.
Võtmevabatahtlikega on konf. leping. Mis on takistus?
Oliver: See osa, mida vabatahtlik võib näha kuvatakse intraneti.
Monika: Ajutine lahendus on mis?
Grupijuhid on lihtsalt kontoriga heas suhtes ja see toimib ju praegu – Kreete
Enne kui tagame ligipääsu vajame põhjalikumat analüüsi, ei ole mõtet teha kiirustades.

Reeli: kas grupijuhid tahaksid üldse seda süsteemi selgeks saada?
Aile: ei näe otsest vajadust, saan hakkama.
Alice: eelistan intraneti, kus saan endale vajaliku info, sest DBs liiga palju infot. DB segane ja ei ole nii mugav.
Malle: ei näe otsest vajadust, praegune süsteem töötab hästi.
Aile: mulle see DB ei istu
Eva-Helen: Olari peaks kordineerima ju vabatahtlikke – DB vahendus läbi kordinaatori
Terje: kuidas käesoleval hetkel kaasata? Monika vajab vabu käsi DBs, sest tal teine taust. Kui Monika tunneb, et talle vajalik, siis me takistame hetkel tema tööd.
Oliver: kes tahavad ja oksavad, neil on võimalus.
Alice: me ei tohiks seostada seda kõikide grupijuhtidega. Las Monika kasutab erandkorras, kuniks uus lahendus.
Monika: Vabatahtlike arvamus tuli välja, tore. Lahendus sobib. Kõik vabatahtlikud peaksid olema ka allüksused, kes ise ka oskavad kaasata. Mitte ainult läbi Olari. Leida inimesed, kes leiavad inimesed. Olari roll, et süsteemid oleksid korras.
Terje: vabatahtlike kordinaator – loomulik osa YFUst ju. Iga grupp peab seisma oma grupiliikmete mott´i eest.

Märkus – Alice: Intranet – info koolitajate kohta ja ka nende seos YFUga peaks välja tulema.