VÕP koosolek 22.11.2013

Algus: 17:40

Osalejad: Anet Müürsoo, Mari Tanissaar, Aile Arro, Anneli Võsandi, Eva-Helen Kangro, Kreete Tammaru, (Malle Kolk), Mark Basalõga, Liida Maide, Mariin Suvi, Karin Kuulpak
Protokollija: Aile Arro

Teemad:
• kokkuvõte valdkonnajuhtidelt
• kontori ülevaade hetkeseisust
• VÕP turundus/Teeviit/Tuur
• VÕP probleemid
• VLP kvaliteet
• GIK
• Ülkoosolek
• VÜF

1. Kokkuvõte valdkonnajuhtidelt

• Infotunnid – Mark Basalõga: toimunud on 8 infotundi, Tartus 1 ära jäänud – Benelux huviliste puudus. Kokku osalenud 115 õpilast (Tallinnas 83+33 Tartus). Kõige rohkem käinud üldisel infotunnil peale tuuri 4. oktoobril – Tallinnas 18 osalejat, Tartus 9. Kõige populaarsemad USA ja Saksamaa. Toimub veel 4 infotundi sellel kalendriaastal. Mainida tegijatele, et tuleks end paremini ette valmistada: võiksid rohkem pilte näidata + materjalid enne läbi lugeda. Tegijatega probleeme pole, Tartus probleem võtmetega (kaugemalt tulijad ei saa päev varem kontoris käia ja võtmeid võtta).

Ettepanekud: 1. mõned infotunnid asendada teemaõhtutega. Küsitlus FB-s – inimesed valivad piirkondi ning seejärel korraldatakse teemaõhtud, kus vaadatakse piirkondade filme, süüakse sööke jne. 2. Laiendada SSG-d igasse riiki. Mark otsib inimesed. 3. Tartu infotunde korraldada väljaspool kontorit + mõelda välja süsteem. Eva-Helen räägib Diinaga, küsib kas on ideid võtmete osas.

• VLP – Anneli: Tallinnas toimunud 9, Tartus 4 VLP-d. Tegijaid kokku 42, kellest 50% jubinad. Jubinad on väga aktiivsed mõlemas linnas, aga nendega on palju jamasid. Ankeete täidetakse napisõnaliselt (she`s nice), liiga palju ebavajalikku juttu tiimi poolt (peod, tätoveeringud), reeglite rikkumine, väljas suitsetamine (õpilased jäetakse üksi); tiim võiks õpilastega suhelda, kes jõuavad kohale varem; intervjuude ajal peaksid tiimarid õpilastega suhtlema; liiga palju hilinemisi tegijatelt. Paneme kokku tiimi: Kreete, Aile, Eva-Helen, Anneli, Karin Kuulpak, Kista, Mari Tanissaar, kes hakkab tegelema VLP kvaliteedi muutmisega. Kontor lepib kokku aja ja koha kus kokku saame ja võtab meiega ühendust.

• Messid – Probleemkoht Lahe Koolipäev: korraldasid Liisa Pohlak ja Carmen Maria Miller, 10st tegijast 4 läksid Tartusse ja Viljandisse ei läinud keegi. Korraldus oli halb, logistika ei klappinud, infot ei jagatud. Messide korraldus lonkab! Hetkel toimuvad ainult Teeviit ja Intellektika. Messidele kaasa anda aktuaalne info kohtade seisu kohta.

Mure jubinatega – puudub vastutustunne/piisavalt teadmisi. Lahendus: Korraldada jubina WS! Mõte Alicele edastatud!

• Blogid – 3 inimest, kes blogisid kontrollivad, ei vasta meilidele ja tabelit ei täida. Aega novembri lõpuni, siis otsime uued inimesed. Jamasid olnud ei ole. Enam ei posititata reeglite rikkumist ainult mitte blogidesse, vaid ka FB-sse, Twitterisse ja Instagrammi. Rikkumise korral teavitada kontorit. Õpilasi ettevalmistades rääkida üleüldiselt sotsiaalmeediast, mitte ainult blogidest.

2. VÕP turundus

• VÕP turundus – vajab suurt muutus! Otustati messidel käimine lõpetada v.a Teeviit ja Intellektika. Muutusi vajab ka tuuri formaat. Paneme kokku grupi, kes hakkab asjaga tegelema. Gruppi kuuluvad: Aile, Kreete, Liisa, Eva-Helen, Kadri Jalasto. Aile paneb paika koha ja aja.

3. VÕP probleemid

• VÕP probleemid – üks õpilane on koolist välja visatud, YFU andis uue võimaluse. Suur teema on koolis mitte käimine, ei taheta osta koolivorme. Kool on probleemkoht. Palju muresid USAkatega – palju absurdseid perevahetusi. Hollandisse Eesti õpilasi enam ei võeta. Üks õpilane tuli vabatahtlikult tagasi – programm pole tema jaoks. Palju probleeme ka alkoholiga – hoiatuskirjad. USA viimasel minutil peredeleidmine annab tunda, tugiisikud ei ole pädevad.

• Numbrid: 65 lepingut järgmiseks hooajaks

• GIK: Teemaks VLP-de kvaliteet. GIKile läheb Aile Arro

• Üldkoosolek: 01.12 12-17:00 TAN. VÕP esitleb majandusaasta kokkuvõtte.

• VÜF: Väikeste Ühingute Fond (?). Sisse kirjutada toetajate otsimise koolitus ja stipendiumiintervjuu, et teha neid paremaks. Toetajate otsimise koolituse tegijatele ägedad koolitused/workshopid. 2014 märts-2015 märts.

• Sponsorkoolitus: Vaja rohkem tegijaid ning üle vaadata hetke formaat. Uus meil potensiaalsetele tegijatele + personaalne lähenemine! Aile saadab välja!

• Tuur: Suur probleem vanade yfukatega, ühtegi poissi ei olnud, jubinad olid enamjaolt tublid, vähe inimesi reageeris. Ida-Virumaa tiim ei leidnud õigel ajal majutust – vähene kogemus ja informeeritus tiimijuhile. Tuuri konseptsioon vajab muutust, sest inimesi pole! Valida välja suuremad koolid, kuhu minna. Keeltetuurid on superhead! Kas teha üle-eestilised keeltetunnid? Arutatakse VÕP turundusrevolutsiooni raames.

Vaja leida keeldetuuri korraldaja.

• Vabatahtlike motivatsiooni tõstmine– infopäevad gruppidele: VÕP, SÕP, VAP. Jol rääkida rohkem vabatahtlikkusest. Rohkem tegevusi Tartusse! Mari tegeleb yfukate kokkukutsumisega Tartus. Selle asemel, et panna paika kindel aeg, tuleks pigem teha doodle poll ja vaadata, millal inimestele sobib, et võimalikult suur osavõtt oleks + piisav etteteatamisaeg!

Koosoleku lõpp: 19:40