Tegevuskava koostamine vastvalminud kommenteeritud strateegiale 2014-2017:

YFU Visioon
YFU on uks kaasavasse ja avatud maailma.
YFU Eesti MTÜ strateegilised eesmärgid aastatel 2014-2017 on:

1. Ühiskondliku mõju suurendamine
• Organisatsiooni avatuse suurendamine;
YFU on läbi aegade olnud pigem suletud organisatsioon – see tähendab, et üritused ja kommunikatsioon on minevikus olnud suunatud eelkõige organisatsiooni liikmetele. Tulevikus plaanime olla rohkem valmis kutsuma oma üritustele arvamust avaldama ja osalema ka organisatsiooniväliseid isikuid ja organisatsioone.
• kultuuridevahelise üksteisemõistmise edendamiseks võimalike täiendavate tegevussuundade analüüsimine;

YFU on õpilasvahetusorganisatsioon, kes pakub pikaajalisi individuaalseid vahetusprogramme, samas on võimalik, et oma missiooni täitmiseks on ka muid tegevusi. Kuna maailm on pidevas muutumises, siis me teadvustame seda ja kaalume ning analüüsime ka muid võimalikke tegevussuundi.

• organisatsiooni tegevusest tulenevate ekspertvaldkondade kaardistamine, olemasolevate teadmiste kogumine ning arendamine;

YFU põhitegevuse käigus koondub meie töötajate ja vabatahtlikke kätte oluline kompetents nii mitmeski valdkonnas (nt. põhjalik info viisade ja elamislubade kohta; eksootiliste keelte oskajad jne). Et seda enda töös paremini ära kasutada ja ka organisatsioonist väljapoole pakkuda, on vajalik ise täpselt teada, millised need ekspertvaldkonnad on ja neid teadlikult edasi arendada.

• oma tegevuse, sõnumi ja ekspertiisi suurem kajastamine avalikkusele;

• organisatsiooniväliste kaasamõtlejatega suhete arendamine.

Erinevad organisatsioonid, kelle eesmärk on sama või sarnane nagu meil – kultuuridevahelise teineteisemõistmine suurendamine – kindlasti on võimalik leida koostöövõimalusi ja arenguvõimalusi.
MÕÕDIKUD:
 Meediakajastuste arv on eelnevate aastatega võrreldes suurenenud.
 YFU ekspertarvamuse küsimine ja selle avaldamine suureneb iga-aastaselt.
 YFU vabatahtlikud on teadlikud YFU missioonist, visioonist ja sellest, milline on YFU ühiskondlik mõju.
 YFU enda hinnang ühiskondliku mõju suurenemisele.
2. YFU vabatahtlike panuse suurem väärtustamine
• Vabatahtlike arengu toetamine läbi karjäärivõimaluste, YFU karjäärinõustamise ja arenguvestluste;

Selle all on mõeldud nii liikumist YFU organisatsiooni siseselt – Eesti ja rahvusvahelises mastaabis, kui ka vabatahtlike toetamist elus väljaspool YFU maailma – kasutades vabatahtlike päevikut, mis annab soovitused ja aitab välja tuua omandatud kompetentsi. Arenguvestluste kaudu on YFUl parem ettekujutus sellest, mida vabatahtlikul vaja võiks olla ja kuidas YFU teda toetada saaks.

• vabatahtlikele selgete ootuste ja rollide määratlemine;

Siin on mõeldud võtmepositsioonide määratlemist ja neile põhjalike ametijuhendite koostamist. Samuti YFU karjäärivõimaluste tutvustamist, et vabatahtlikel oleks parem ettekujutus sellest, milliseid võimalusi vabatahtlik töö pakub.

• kompetentside süsteemne kaardistamine ning selle alusel vabatahtlike arengu suunamine;

YFU sooviks omada paremat ülevaadet vabatahtlike teadmistest, oskustest ja kogemustest. Selle all on mõeldud nii kompetentsi ja kogemust YFU ürituste osas ja läbitud koolitusi kui ka näiteks infot selle kohta, mida keegi ülikoolis õppinud on või kus töötab.

• vabatahtlike mitmekesisuse väärtustamine;

YFU teadvustab, et meie vabatahtlikke on erinevates vanusegruppides ja erineva taustaga, seetõttu on oluline seda arvesse võtta ka nende ootustega arvestamisel – milline võiks olla koolitusvajadus, ajalised ressursid, sobivaimad ajad ja kohad ürituste korraldamiseks jne.

• üldhariduskoolidega sisutihedama koostöö edendamine.

Üldhariduskoolid on YFUle oluliseks partneriks. Õpetajad ning kaasõpilased on tegelikkuses samuti teatud määral YFU vabatahtlikud, sest aitavad meie vahetusõpilasi, saamata selle eest tasu. Hetkel ei ole neid vabatahtlikena käsitletud ja seega ei ole keegi neid koolitanud, motiveerinud ega neile eraldi tähelepanu pööranud. Näeme, et see olukord peaks muutuma.
MÕÕDIKUD:
 Olemas on YFU karjäärivõimaluste piltlik tutvustus ja see on vabatahtlikele kättesaadav.
 Kasutusel on vabatahtlike päevik ja rakendatud on teavitusplaan.
 Kõigile võtmepositsioonidele on loodud ametijuhendid.
 Kord aastas toimub vabatahtlike seas rahuloluküsitlus.
 Erinevad vabatahtlike sihtrühmad on kaardistatud ja nende erisusi arvestatakse töö planeerimisel.
 2/3 liikmetest on noored.

3. YFU juhtimissuutlikkuse tõstmine
• Sisekommunikatsiooni parendamine;

Tööriistade, IT-lahenduste või lihtsalt kommunikatsioonireeglite loomine, et tagada vajaliku info kiire ja takistusteta levik.

• gruppidevahelise koostöö tõhustamine;

Kohati grupid dubleerivad tegevusi, mida saaks teha ühiselt. Samuti läheb vahel kaduma know-how, mis puudutab efektiivset ürituste korraldamist. Mõeldud on hinnata erinevate selleks ellu kutsutud meetmete tõhusust ja vajadusel neid muuta.

• riskijuhtimise tõhustamine;

Riskid puudutavad nii finantsvõimekust, partnerite jagunemist regiooniti ja riigiti, erinevaid kriise ja kriisiplaane.

• organisatsiooni struktuuri analüüs;

Analüüsime, kas praegu toimiv struktuur vastab kõige paremini vajadustele. Kas see on optimaalne, et kõiki vajalikke tegevusi ja projekte ellu viia.

• tegevuste ja protsesside regulaarne analüüs.

Oluline on analüüsi regulaarsus ja see, et sellest lähtuvalt ka tõepoolest korrektuure tehakse.

MÕÕDIKUD:
 Toimub regulaarne YFU enesehindamine – struktuurianalüüs, riskianalüüs, protsesside kaardistamine, tegevuskavade läbivaatamine ja uuendamine
 Sisekommunikatsiooni audit ja sellest lähtuvalt kitsaskohtadega tegelemine
 Regulaarsed arenguvestlused
4. Kvaliteedijuhtimissüsteemi juurutamine
• Programmide sisu muutmine vastavaks sihtgruppide (õpilased, pered, koolid, partnerorganisatsioonid) ootustele;

Analüüsime, kas meie programmide ülesehitus, koolitused, üritused, reisid, vastavad oma praegusel kujul meie partnerite, klientide ja vabatahtlike ootustele. Vajadusel võib mõningaid komponente välja jätta, uuendada, muuta ajalist kestust, osalejate optimaalset arvu või kohta.
• tagasiside ühtlustamine ja koondamine ühtsesse süsteemi;

Tagasiside on oluline faktor, mille alusel oma tegevust parandada ja korrigeerida. Tahame rohkem keskenduda sellele, et tagasisideküsitlustes küsitaks õigeid asju õigel viisil, nii et saadud tulemused oleksid võrreldavad ja nii, et tagasisidest saadud oluline info jõuaks õigesse kohta ning et sellega ka midagi ette võetakse.

• ressursside läbimõeldum kasutamine.

YFU on suur organisatsioon ja seetõttu ei ole enam kellelgi täielikku ülevaadet kõigest, mis toimub. Meil on vaja luua süsteemid, et kasutada kõige paremal viisil ära oma sponsorluse kaudu saadud ressursse, oma vabatahtlike aega jne. Ühe osana on silmas peetud ka grupijuhtide paremat informeeritust eelarvest ja selle kasutusega seonduvast.

MÕÕDIKUD:
 On olemas kvaliteedijuhtimissüsteem.
 Kõik asjaosalised teavad, kus kvaliteedijuhtimist puudutavad materjalid asuvad ja oskavad neid kasutada.
 Tagasisidestamise kohta on loodud üks süsteem, mis tagab tagasiside võrreldavuse ja võimaldab selle koondamist ühtseks indeksiks.
 YFU Eesti kvaliteet on partnerite seas läbi viidava uuringu järgi väga hea. (täpne def.?)

YFU Strateegia koostamine on toimunud osana YFU juhtimis- ja arengusuutlikkuse tõstmise projektist, mida rahastab regionaalministri valitsemisala ja Kodanikuühiskonna Sihtkapital.