11.09.2017 oli see tore päev, kui 17/18 õppeaasta lennu viimane õpilane pühkis jalgelt Eestimaa tolmu ning lendas laia maailma avastama. Mugavustsooni jättis suve jooksul ühtekokku selja taha 55 õpilast. Neile lisandub veel 4 Jaapanisse minevat õpilast, kes alustavad oma teekonda 2018. aasta märtsis.

Kuidas näeb siis välja õpilaste teele saatmine ning ettevalmistamine kontoritöötaja seisukohast? Aus ja avameelne emotsioon – palju tööd ja peavalu!

Märtsikuu möödus lennureise organiseerides ning see ei tähenda pelgalt pileti soetamist. Enne tuleb partneritega kooskõlastada täpne kuupäev ning kellaaeg, millal lend peaks sihtriigis maabuma. Siis tuleb teha koostööd reisikorraldajatega (antud hetkel Estravel ja Go Travel) leidmaks pilet, mis arvestab kõige paremini partneripoolseid ettekirjutusi, eelarvet ning mugavust õpilase jaoks. Uskuge mind, leida pilet Tšiili, mis jõuaks kohale 26. juulil kellaaja vahemikus 07:00-10:00 polegi nii kerge nagu tundub!

Aprillis ja mais käis tuline töö ettevalmistavate seminaridega – kodugruppide kohtumised ja eelorientatsioon. Hea on tõdeda, et meid oli õnnistatud niivõrd suurepärase, toimeka ja pealehakkaja meeskonnaga, kes seminaride toimumisse hindamatu panuse andsid. Käsiraamatud, koolitused, ajagraafikud, eelarvestamine, materjalide tellimused, logistika, kommunikatsioon (väga palju kommunikatsiooni ja aegajalt ka miskommunikatsiooni!), viimase minuti muudatused, printimine – need on vaid osad detailid selles pikas-pikas nimekirjas, mida ühe seminari korraldamine endas kätkeb. Ka juustukoguse arvestamine on omaette ettevõtmine ning valearvestuse korral on tagajärjed nukrad..

Ja siis tulid muidugi viisad. Meie ülesanne on koostöös parterneri ja saatkonnaga panna kokku info taotlemisprotsessi ning dokumentatsiooni kohta ja seda iga sihtriigi puhul. Kõige vahvam on alati see, et igal inimesel on erinev info ning ka see tundub muutuvat minutite kiirusega. On ka olukord, kus isegi migratsiooniamet ei tea õiget vastust. Sellest segapudrust lihtsureliku arusaadava info kokkupanek nõuab omajagu ponnistust. Nagu öeldakse, seletan kümnendat korda – ise hakkan juba aru saama, aga tema ikka veel ei saa. Jagus ka pisut närvikõdi, kui lend oli nädala kaugusel, aga viisast veel ei kippu ega kõppu.

Viimase asjana tasub ehk välja tuua perede leidmise trall – väljaminevate õpilaste koordinaator ise küll peresid ei otsi, kuid elab otsingutele ja leidmistele täpselt samavõrra kaasa! Sageli on partneritel täpsustavaid küsimuse selle osas, millise perega õpilane koos saaks elada või et kas talle sobiks ka mõni eritüüpi paigutus, näiteks täiesti üksiku inimese juures või ühes peres koos teise vahetusõpilasega. Lisaks loomulikult teavitamine leitud peredest või siis veel mitte leitud peredest.

Vahetusaasta on suur ettevõtmine ning see kajastub igati ka tegevustes, mis toimuvad ajaperioodil enne lennukuupäeva. Kindlasti jääb sellesse perioodi aga ka väga palju rõõmsaid hetki ning naeru ja pole midagi toredamat sellest, kui saad helistada õpilasele ja teda teavitada leitud vahetusperest ? Nüüd on nad läinud ja loodame, et igaühel tuleb erimoodi ning meeldejääv aasta. Meie vaatame juba uude aastanumbrisse ning asume tegema ettevalmistusi 2018/19 lennu edukaks teelesaatmiseks.

Kaunist sügist!